Gestão e cobrança de títulos vencidos
Funcionalidade
Gestão e cobrança de títulos vencidos através da geração de atendimentos de cobrança.
Opções:
- Geração de atendimentos:
- Automática
- Manual
- Designação de usuário responsável pela cobrança:
- Para o usuário do documento de origem
- Para usuário específico
- Por empresa
- Específico por cliente
- Definição de dias para abertura do atendimento após o vencimento:
- Por empresa
- Específico por cliente
- Condição especial para abertura de atendimentos na implementação do sistema:
- Número de dias dos títulos vencidos para regra especial na implantação
- Usuário específico para abertura dos atendimentos
Caminhos
Configurações
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Configurações Gerais
- Aba Atendimentos de Cobrança
Geração manual de atendimentos
- Módulos \ CRM One \ Ferramentas \ Geração de atendimentos de cobrança
Exemplo de cenário de negócios
A OEC Computers é uma empresa usuária do SAP Business One e precisa implementar um processo para gestão e cobrança de títulos vencidos, o padrão de cobrança estabelecido para a empresa é que deverão ser cobrados imediatamente todos os títulos vencidos a mais de 10 dias, a cobrança destes títulos deverá ser direcionada para Maria, que é a usuária do SAP Business One responsável pela cobrança da empresa.
Existem algumas exceções de cobrança, onde os clientes classificados como “Grandes contas” serão cobrados diretamente pela Paula que é a gerente financeira da empresa, nestes casos a quantidade de dias para cobrar o título vencido poderá variar de caso a caso, dentro das seguintes condições: 15 dias após o vencimento; 30 dias após o vencimento; ou 45 dias após o vencimento.
Fluxo de implementação
- Configurar os tipos de atividade e assuntos (utilizados para registro das ações)
- Cadastrar tipo de atendimento apropriado e vincular os assuntos
- Configurar o CRM One para geração dos atendimentos de cobrança
- Cadastrar categorias e características de PN
- Vincular as características à clientes específicos
Cadastrando tipos de atividade
- Módulos \ Parceiros de negócios \ Atividade
No campo “Tipo” definir um novo tipo de registro de atividade, neste exemplo será criado o “tipo de atividade” chamado “CRM One”.
- Clicar no campo “Tipo” e usar a opção “Definir novo”
- Na tela “Tipos de atividade – Configuração”, criar uma nova linha com a destrição “CRM One”.
Cadastrando assuntos de atividades
Em assuntos de atividades criar novos assuntos (utilizados para classificar as “ações” que devem ser executadas no atendimento).
Neste exemplo criar os assuntos:
- Abertura
- Follow Up
- Encerramento
- Ligar
- Enviar E-mail
- Negativar
Para criação dos assuntos, selecionar no campo “Tipo” a opção “CRM One”, no campo “Assunto” clicar em “definir novo”.
Na tela “Temas da atividade – Configuração”, cadastrar os assuntos listados: Abertura; Follow Up; Encerramento; Ligar; Enviar E-mail; Negativar.
Cadastrando o tipo de atendimento
- Módulos \ CRM One \ Configuração \ Cadastro de Tipos de Atendimento
Efetuar o cadastro de um tipo de atendimento para “Cobrança”, neste exemplo serão utilizadas as seguintes informações:
- Descrição: Cobrança
- Dias para vencimento: 90 (noventa)
Este campo é utilizado para geração de indicadores de desempenho, onde ao criar o atendimento o campo “Data de vencimento” do atendimento será definido com um vencimento para 90 (noventa) dias após a sua criação. - Editável: Desmarcado
Esta opção impede que o usuário altere a data de vencimento do atendimento. - Dias Próx. Contato Abertura: 0 (zero)
Este campo é utilizado para definir no momento da criação do atendimento em quantos dias o usuário deverá realizar o primeiro contato/interação com o cliente. - Categoria: Cobrança
Após informar os dados, deverão ser vinculados os “Assuntos/Ações” que serão executados/tratados no atendimento.
Clicar com o botão direito do mouse sobre o título da coluna “Assunto”, utilizar a opção “Adicionar linha” adicionando uma nova linha para cada “Assunto/Ação”, selecionar os seguintes assuntos para serem utilizados no processo de atendimento:
- Abertura
- Ligar
- Enviar e-mail
- Negativar
- Encerramento
Depois de adicionar todas as linhas de assuntos, clicar em “Adicionar” para concluir a criação/cadastro do tipo de atendimento.
Configurações gerais
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Configurações gerais
Na aba “Atendimento de cobrança” realizar as configurações:
- Gerar atendimento para títulos vencidos: Ativar
Esta opção ativa a geração automática de atendimento, a ação ocorre quando o “add-on” CRM One é iniciado para o primeiro usuário no dia.
- Dias após vencimento: 10 (dez)
Determina a quantidade de dias que deverá ser gerado o atendimento após o vencimento de um título. - Destinatário: Usuário Específico
Existem duas opções “Usuário específico” onde todos os atendimentos gerados, são encaminhados para o usuário definido no campo “Usuário prox. Contato” ou a opção “Usuário do documento”, onde os atendimentos são encaminhados para o usuário criador do documento/título vencido. - Usuário de próx. Contato: Maria
Neste exemplo de negócios será selecionado o usuário que corresponde a pessoa responsável por fazer a cobrança da empresa.
- Atendimento padrão: 1 – Cobrança
Definindo neste campo de tipo de atendimento usado para “classificar” os atendimentos deste processo de cobrança.
- Assunto abertura: Abertura
- Encaminhar os títulos vencidos a mais de: “1500” dias para o usuário: “Jurídico”
Esta configuração determina que ao implantar o processo de geração de atendimentos de cobrança, caso existam por exemplo títulos vencidos a mais de 1500 dias estes títulos gerem atendimentos que serão encaminhados para o “setor jurídico” da empresa e não para a usuária “Maria”.
Após definir todas as configurações clicar em “Atualizar” para salvar as opções.
Geração automática de atendimentos de cobrança
Ao inicializar de forma “automática” ou “manual” o add-on CRM One, será apresentada uma mensagem na área de notificação
Durante a inicialização será executado em segundo plano pelo CRM One a criação dos atendimentos de cobrança.
O log de execução do processo de geração de atendimentos é salvo em:
- Módulos \ Ferramentas \ Janelas definidas pelo usuário \ DWU_ATDAU – CRM One – Atendimentos Aut.
Geração manual de atendimentos de cobrança
Por opção, caso a geração automática não esteja ativada é possível executar manualmente a criação de atendimentos de cobrança, para esta ação executar a opção:
- Módulos \ CRM One \ Ferramentas \ Geração de atendimentos de cobrança
Cockpit – aba Atendimentos
A visualização de atendimentos gerados para um cliente específico, pode ser observada na aba “Atendimentos” do Cockpit.
No detalhe abaixo é possível visualizar que houveram atendimentos gerados para o usuário “Jurídico” e outros para a usuária “Maria”.
Abrindo o atendimento gerado para o usuário “Jurídico” é possível observar que este atendimento seguiu a regra da configuração, onde títulos com mais de 1500 dias do vencimento deveriam ser encaminhados para este usuário.
Enquanto que os atendimentos com menos de 1500 dias do vencimento, deveriam ser encaminhados para a usuária “Maria”, nesta situação observa-se o atendimento abaixo.
Condições especiais para geração de atendimentos de cobrança
Existem duas condições especiais para geração de atendimentos de cobrança que podem ser definidas para clientes específicos, são elas:
- Definir um usuário específico para a geração dos títulos de cobrança de um cliente específico.
- Definir uma quantidade de dias diferenciada após o vencimento, para considerar a geração de atendimentos de cobrança.
Para atender aos casos acima será necessário:
- Criar “Categorias de características” específicas com estas finalidades.
- Criar “Características de PN” específicas para esta finalidade.
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Cadastro de Categorias de Características
Realizar o cadastro de 2 (duas) “Categorias de características”, após acessar a tela de cadastro:
- Cadastrar a 1ª categoria de característica com as seguintes informações
- Descrição: Usuário de cobrança
- Categoria especial: Marcado
- Selecionar: Usuário cobrança
- Característica única por PN: Marcado
- Cadastrar a 2ª categoria de característica com as seguintes informações
- Descrição: Prazo diferenciado para executar a cobrança
- Categoria especial: Marcado
- Selecionar: Cobrança
- Característica única por PN: Marcado
IMPORTANTE: A marcação “Característica única por PN” é obrigatória nos cadastros de categorias acima, pois esta configuração impossibilita a vinculação de mais de uma característica da mesma categoria no cadastro do PN, evitando erros de configuração.
- Módulos \ CRM One \ Configurações \ Cadastro de Características
Realizar o cadastro de 4 (quatro) “Características”, com as seguintes informações:
- Cadastrar a 1ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrança executada pela Paula
- Categoria: “1 – Usuário de cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Usuário”.
- Usuário: Paula
Selecionar através do botão do tipo “Seleção da lista” a usuária Paula, que será a pessoa responsável por receber os atendimentos de cobrança dos clientes que possuírem esta característica.
- Cadastrar a 2ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 15 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 15
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 15 dias após o vencimento.
- Cadastrar a 3ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 30 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 30
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 30 dias após o vencimento.
- Cadastrar a 4ª característica, com as seguintes informações:
- Descrição: Cobrar após 45 dias
- Categoria: “2 – Prazo diferenciado para executar a cobrança”
Ao realizar esta seleção será apresentado abaixo um campo adicional chamado “Nº de dias para abrir atendimento”.
- Nº de dias para abrir atendimento: 45
Neste campo informar a quantidade de dias diferenciada para geração dos atendimentos de cobrança, os clientes que possuírem esta característica serão cobrados somente 45 dias após o vencimento.
Visualização das configurações para designação de usuário específico de cobrança:
Visualização das configurações para geração de cobrança com prazo diferenciado:
Para realizar as respectivas configurações de um cliente específico, acessar o “cadastro de parceiros de negócio”, no cenário exemplo acessar o cliente “Cliente grandes contas”, clicar na aba “CRM One” e vincular ao cliente as características:
- 1 – Cobrança executada pela Paula
- 3 – Cobrar após 30 dias
Ao acessar o Cockpit do cliente “Cliente grandes contas”, acessando a aba “Financeiro” é possível visualizar que este cliente possui 6 (seis) títulos em aberto, onde deste títulos 5 (cinco) estão vencidos.
Dos 5 (cinco) títulos vencidos, 1 (um) está vencido a menos de 30 dias e 4 (quatro) estão vencidos a mais de 30 (dias), desta forma para este cliente deverão ser gerados apenas 4 (quatro) atendimentos de cobrança e estes deverão ser encaminhados para a usuária “Paula”, gerente financeira que fará a cobrança dos títulos deste cliente.
Acessando a aba “Atendimentos” do cockpit deste cliente é possível observar os 4 (quatro) atendimentos gerados e a designação destes para a usuária “Paula”.
